Adaylar farklı kanallarda kayboluyor
Instagram mesajı, telefon, web formu ve şubeye gelen veli ayrı yerlerde not ediliyor. Kimin arandığı, kimin kayıt olduğu kayıt dönemi yoğunluğunda takip edilemiyor.
Kurs ve dershaneler için yönetim sistemi, öğrenci takip ve CRM
Ön kayıt formundan gelen adayı, veli görüşmesini, deneme sınavını ve ödemeyi ayrı defterlerde değil tek panelde izleyin. Kurumunuzun işleyişine göre sıfırdan geliştirdiğimiz CRM, kayıt döneminde hiçbir adayın kaybolmamasını sağlar.
Görüşme planlayalımKurs yönetim sistemi ve dershane CRM’i nedir?
Kurs yönetim sistemi (kurs programı ya da dershane takip programı olarak da aranır), bir kurs, dershane veya etüt merkezinin aday öğrencilerini, velilerini, kayıt görüşmelerini, devam ve ödeme bilgilerini tek sistemde tutan yazılımdır. CRM tarafı özellikle kayıt öncesindeki aday ve veli ilişkisini yönetir. Abow Creative, Ankara merkezli bir eğitim teknolojisi ve dijital pazarlama ekibi olarak bu sistemi hazır paket yerine kurumun kendi kayıt sürecine göre geliştirir ve reklam, web sitesi ve WhatsApp gibi talep kanallarına bağlar.
Bu alanda en sık gördüğümüz sorunlar
Hangi reklamın kayıt getirdiği bilinmiyor
Reklam paneli tıklama ve form sayısını gösterir, kaç formun kayda dönüştüğünü göstermez. Bütçe kararları tahmine dayanıyor.
Veli iletişimi dağınık
Deneme sonucu, devamsızlık ve ödeme hatırlatmaları kişisel telefonlardan gönderiliyor. Kurum adına tutarlı ve kayıtlı bir iletişim yok.
Hazır programlar sürece uymuyor
Genel kurs programları her kuruma aynı ekranları sunar. Grup yapısı, burs, taksit ya da şube kuralları farklı olduğunda ekip Excel’e geri döner.
Sistem neleri
kapsıyor?
Ön kayıt ve aday takibi
Web formu, reklam formları ve telefonla gelen her aday otomatik olarak panele düşer. Aday hangi kampanyadan geldiğiyle birlikte kaydedilir, danışmana atanır ve görüşme aşamaları izlenir.
- Kanal ve kampanya bazlı aday listesi
- Görüşme ve geri arama hatırlatmaları
- Kayıt dönüşüm raporu
Öğrenci, grup ve devam takibi
Kayıt olan öğrenci sınıf veya gruba yerleşir. Devam, deneme sınavı ve etüt bilgileri öğrenci kartında birikir; öğretmen ve rehberlik ekibi aynı bilgiyi görür.
- Öğrenci ve grup kartları
- Devam ve deneme kayıtları
- Rol bazlı yetkilendirme
Veli iletişimi ve ödeme
Taksit planı, ödeme durumu ve veli bilgilendirmeleri tek yerden yönetilir. SMS veya WhatsApp sağlayıcınız varsa bildirimler bu altyapıya bağlanabilir.
- Taksit ve ödeme takibi
- Toplu ve kişisel bilgilendirme
- Veli görüşme geçmişi
Yönetim paneli
Şube, dönem ve kanal bazında kaç aday geldiğini, kaçının kayda döndüğünü ve doluluk oranını tek ekranda görürsünüz. Reklam bütçesi bu veriye göre yönlendirilir.
- Şube ve dönem raporları
- Kanal bazlı kayıt maliyeti
- Doluluk görünümü
Yazılım, web ve reklam aynı ekipte.
Talebi getiren reklam, başvuruyu alan web sitesi ve kaydı yöneten sistem birbirinden kopuk kalmaz. Aşağıdaki hizmetlerin ayrıntılarını ve ilgili projeleri inceleyebilirsiniz.
Kayıt ve öğrenci süreçleri için geliştirdiğimiz sistemler
Markayı seçin, yaptığımız çalışmanın kendi proje dosyasına geçin.
Kurs ve dershane yönetim sistemi hakkında sık sorulan sorular.
Hazır kurs programı yerine neden özel CRM?
Hazır programlar her kuruma aynı ekranları sunar. Özel CRM ise sizin grup yapınıza, burs ve taksit kurallarınıza ve kayıt görüşme adımlarınıza göre kurulur; kullanmadığınız modüller için ödeme yapmazsınız ve sistem size ait olur.
Reklamdan gelen adaylar CRM’e otomatik düşer mi?
Evet. Web sitesi formları ve reklam formları, adayın geldiği kampanya bilgisiyle birlikte CRM’e aktarılacak şekilde bağlanır. Böylece hangi reklamın kayıt getirdiğini görebilirsiniz.
Mevcut Excel listelerimiz aktarılabilir mi?
Aday, öğrenci ve veli listeleri sütunları eşleştirilerek sisteme aktarılır. Aktarım öncesinde mükerrer ve eksik kayıtları birlikte temizleriz.
Geliştirme ne kadar sürer?
Kapsama göre değişir. Tipik bir CRM projesi 2 ila 6 hafta içinde ara teslimlerle ilerler; kayıt döneminden önce ilk modülün kullanıma alınması hedeflenir.
Kişisel veriler nasıl korunuyor?
Her kullanıcı yalnızca yetkisi olan bilgileri görür. Aydınlatma metni ve açık rıza kayıtları formlarla birlikte tutulur; veriler kurumunuza aittir.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Modül sayısı, şube sayısı ve entegrasyonlara göre proje bazlı teklif hazırlanır. İlk görüşmede mevcut sürecinizi dinleyip öncelikli modülleri belirleriz.
İlgili çözümler.
Markanızın bir sonraki adımı.
Birlikte
şekillendirelim.
İhtiyacınızı, mevcut yapınızı ve hedefinizi konuşalım. Hangi işlerle başlayacağımızı birlikte netleştirelim.
Görüşme Planlayalım